房地产档案管理的正确姿势

随着社会经济的发展，城市建设节奏加快，特别是房地产业和住房商品化的迅猛发展以及住房制度改革的推进，使得房地产开发企业在开发、经营、管理和服务活动中，档案利用日渐频繁。无论是房地产开发企业、房地产中介服务企业或是物业管理企业，均会产生大量建设工程类档案与经营管理类档案，它们以文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质软盘等各种载体内容的文件材料存在。

 

房地产档案是确认产权的重要依据，是城市建设和管理的基础，同时也是丰富的档案信息源。其档案管理是一项信息量大、变动关系复杂、事务性很强的工作。如果单靠传统的手工方式进行产权产籍档案管理，已远远不能适应当前的新形势。因此，做好房地产行业文档管理现代化工作，实现档案信息收集、整理、查询与利用，并使之工作规范，提高档案管理水平和利用效率，具有十分重要的意义。

房地产档案现代化管理存在的问题

缺乏有效的管理体制

产籍资料的不完备，将会给城市化建设的合理规划带来一定难度，改建、规划发生重复现象，造成人力、物力的严重浪费。信息技术时代的到来，房产部门普及了计算机应用，但更多的是打印资料、统计数据，实际并未进行房产档案的真正管理，管理技术有待提高。

管理效率低下，抗风险能力弱

由于管理手段落后、产籍资料不完备以及法制制度不完善等因素，不能及时发现并处理问题，造成了房产档案管理的工作效率低下。纸质房产档案易遇到不可抗力因素，其抵御风险的能力较低。

房产档案管理不规范

因房产档案管理人员专业能力等原因，时常发现不了档案存在的问题，对于不符合要求的资料直接混入档案中，为后期查看资料带来困难。

档案收集不齐全

档案管理部门较重视权属登记档案，易忽略房产交易及拆迁等类型的资料。档案的存在形式比较单一，缺乏图片、照片等资料，除了纸质资料外，像录音、录像等资料欠缺，载体不丰富，导致产权内容不够完整。

房产档案管理权责不明

房产行业规模的扩大，导致房产档案管理的工作量与日俱增，但是房产管理部门对于职能的划分不清晰，权责不明，管理部门缺乏一定的独立性。就目前而言，房产档案管理部门是登记部门的附属，在设备、管理等方面，无法满足正规档案室的条件。

 

开始云房地产业行业解决方案

 

为助推房地产档案管理现代化建设，开始云帮助房地产行业解决工作不规范、档案不齐全等问题，努力提高档案管理工作水平，让房地产档案管理更现代化：

房地产数据存储

档案管理者可以利用直接将电子原始档案统一存储起来，同时也可以通过扫描仪等外围硬件设备上传，并可随时打印相关文件。

产权档案变更及在线修改

可以随时对房屋产权转移、变更等原产权档案数据进行修改和调整，确保产权档案数据库的准确有效。档案的及时增补与修改，让房地产档案与产权人、实物保持高效统一，防止信息滞后。

房地产档案检索

可以随时根据房地产产权人姓名、房地产坐落位置、房地产产权证号等属性进行查找，以及模糊条件检索等。

房地产档案日志记录

档案的签发、登记、拟办、传阅、分发、传递等每个环节均可在线上完成并被清楚地记录下来，随时供查阅。保证档案使用过程的高效准确。

安全性要求

需要对档案数据进行备份，除了保存的作用外，在系统遭到破坏时可对数据进行恢复。

基于权限的档案审核

为保证档案数据不被滥用，可以根据房地产业组织架构对权限进行管理，对不同职能的使用者设置不同的权限，（如可修改也可查询，或只能查询不能修改），让不同的人合理使用档案数据。文件资料的形成、移交与归档是房地产档案现化代化管理的基础，开始云KASS企业内容客理系统可帮助房地产企业把好基于档案资料的每一个审核关。

房地产知识的共享

基于外链的高效传播，可扩大房地产档案信息的传播和利用，提升房地产行业知识信息的普及，改变查档调档等上门的被动服务。

 

社会在不断发展，房产档案管理的方法也要跟上时代的步伐，要不断完善管理体制，充分利用计算机技术和创新手段，不断提高管理者的综合素质，从而促进房产档案管理工作的顺利开展，满足社会经济建设及房产发展的要求。完善的房地产档案形成后，无论房屋损坏折旧、城市建设发展还是房地产市场活跃等原因，房地产所有权随着房屋的拆迁、翻建、扩建、灭失、土地分割与合并等变更均可作为房屋变化中的原始记录。档案必须随着房屋及房屋所有权人的变化而变化，房地产档案才能全面真实地反映房屋变化的全貌，才具有其利用的价值。